Agencia que dejó de perder leads
El problema
La agencia recibía entre 40 y 60 leads al mes desde distintos canales: formulario web, Instagram, WhatsApp y ferias presenciales. Una persona del equipo se dedicaba a copiar cada lead en una hoja de cálculo, enviar un email de bienvenida y hacer seguimiento manual. Tardaban una media de 48h en responder al primer contacto, y el 30% de los leads se perdían por el camino.
Qué hice
- Mapeé todo el flujo de captación actual: canales de entrada, criterios de cualificación, tiempos de respuesta y puntos donde se perdían leads.
- Conecté todos los canales de entrada a un CRM centralizado con webhooks y APIs. Cada lead entra automáticamente con su origen, fecha y datos de contacto.
- Diseñé secuencias de email automáticas: bienvenida inmediata, seguimiento a las 24h y 72h, y recordatorio si no hay respuesta en una semana.
- Creé un dashboard con métricas en tiempo real: leads por canal, tasa de conversión, tiempo medio de respuesta y pipeline de ventas.
Resultados
Tiempo de primera respuesta: de 48h a menos de 5 minutos
Leads perdidos: del 30% al 3%
Horas semanales en gestión manual: de 20h a 2h
Tasa de conversión: +45%
"Ya no se nos escapa ningún lead. El sistema trabaja solo y nosotros cerramos."
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